É a pessoa a quem todos perguntam tudo.
Licenças, faturas, regras de reembolso: sabe a resposta e interrompem-no de cada vez.
Company Brain
Deixe de ser o manual da sua empresa
Quem trabalha consigo pergunta e o arquivo responde, com o documento de onde vem. Preparamo-lo nós, e a decisão sobre onde ficam os dados é sua.
Para quem é
Reconhece-se?
Um colega vai de férias e o trabalho para.
O que ele sabe fica na cabeça dele. Se falta ou se vai embora, esse conhecimento vai com ele.
Os documentos existem, mas ninguém sabe onde.
Manuais, procedimentos e contratos espalhados por pastas, emails e PDF.
Começamos pelos documentos. Se um procedimento não está escrito em lado nenhum, o Brain não tem de onde responder.
Pergunte ao Brain
Empresa e documentos de exemplo. Toque numa pergunta.
Exemplo com guião. Nesta página não corre nenhuma IA em direto.
Como peço um dia de folga?
Envie o pedido na ferramenta de RH. O responsável da sua equipa aprova e depois a administração confirma.
Fonte: Manual do colaborador, Férias e ausências
O que fazemos
Preparamo-lo nós, a si cabe usá-lo
A parte difícil não é o programa. É ter os documentos em ordem, respostas verificadas e um arquivo que se mantém atualizado.
Pomos os documentos em ordem
Lemos o que tem, incluindo as digitalizações. Retiramos duplicados e versões antigas e damos a cada documento um título e uma área.
Decidimos consigo quem vê o quê
Cada pessoa vê apenas a sua parte. Um colaborador não lê um contrato que não é seu.
Testamo-lo com perguntas reais
Antes de o abrir à equipa, fazemos as perguntas que vocês fazem todos os dias e corrigimos onde falha. Se não encontra a resposta, diz que não sabe em vez de a inventar.
Mantemo-lo atualizado
Os documentos novos entram no arquivo. Todos os meses vê as perguntas que ficaram sem resposta: são os documentos que faltam.
Os seus dados
Os seus dados ficam onde decidir
Três formas de o ter, consoante a confidencialidade dos seus documentos.
A mais simples
Na cloud
O arquivo fica na UE. O modelo que escreve a resposta trabalha fora da UE, com cláusulas contratuais-tipo.
Para procedimentos, manuais e tabelas de preços.
Mais reservado
Tudo na UE
Arquivo e modelo trabalham dentro da UE: os documentos não saem da Europa.
Para quem trata dados de clientes ou de pessoal.
Máxima confidencialidade
Nas suas instalações
Um servidor seu, com modelos a correr lá: nenhum pedido sai da sua rede. As respostas podem ser menos precisas e é preciso um servidor adequado.
Para os dados mais sensíveis. Sob orçamento.
Antes de começar, dizemos-lhe por escrito que fornecedores tratam que dados e onde. Cumprimos o RGPD desde o primeiro dia.
Como trabalhamos
À distância ou no local
Quase tudo se faz à distância. A presença no local só é necessária em poucos casos.
| À distância | No local | |
|---|---|---|
| Quando serve | Cloud e tudo na UE. Também o servidor local, se já estiver ligado à rede. | Servidor local com rede isolada, ou se preferir ter alguém na empresa. |
| O que fica a seu cargo | Dá-nos acesso só de leitura aos documentos. Para o servidor local, a sua equipa de informática abre-nos um acesso. | Prepara o servidor e o sítio onde o colocar. |
| O que fazemos nós | Configuramos, testamos e atualizamos daqui. | Instalamos presencialmente, testamos com a sua equipa e formamo-la. |
| O seu controlo | Acesso com prazo e registado, que pode revogar quando quiser. | Nenhuma ligação externa: as atualizações levamo-las nós. |
Perguntas frequentes
Quem vê o quê?
Decidimos em conjunto antes de começar. Cada pessoa vê apenas os documentos da sua área.
O que acontece se não encontrar a resposta?
Diz que não sabe. Não inventa, e a pergunta vai para a lista mensal: assim fica a saber que documento falta.
Preciso de um técnico na empresa?
Não. Construímos, ativamos e mantemos tudo nós. Para o servidor local, só precisamos de alguém da sua equipa de informática que abra o acesso.
O que constroem é meu?
Sim, o que entregamos é seu.
E se já tiver uma equipa técnica?
Pode construí-lo sozinha. O trabalho que não se improvisa é pôr os documentos em ordem, testar as respostas e mantê-lo atualizado: aí podemos acompanhá-la.
Quanto custa e quanto tempo demora?
Orçamentamos depois de perceber como trabalha e combinamos consigo os prazos antes de começar. Não existe um pacote standard.
O que fica hoje na cabeça de poucas pessoas?
Conte-nos onde estão as informações da sua empresa e mostramos-lhe como torná-las acessíveis a todos.