Medical Spa
Glow & Go Aesthetics ha recuperato 120 consulenze perse
Client
Glow & Go Aesthetics
Location
Roma, Italia
Revenue
€1,5 – 3 milioni
Il Problema
Glow & Go Aesthetics affrontava i seguenti problemi:
- Il 25% delle richieste di consulenza rimaneva senza risposta fuori dall’orario di ufficio (≈120 richieste perse al mese)
- Il team di front-desk impiegava 30 ore a settimana per confermare e riprogrammare i trattamenti
- Un tasso di conversione prenotazioni pari solo al 48% dalle richieste alle consulenze fissate
- Un tasso di no-show del 15%, con conseguente perdita di slot e fatturato
La nostra Soluzione
Audit & Discovery (Settimana 1)
- Kickoff di 90 minuti con la responsabile della clinica e due coordinatori
- Mappatura del percorso di richiesta: form sul sito → email automatica → richiamata → prenotazione
- Individuazione dei colli di bottiglia: assenza di copertura fuori orario, reminder manuali e dati frammentati tra i sistemi di prenotazione
Implementazione Agente Vocale AI (Settimana 2)
- Sviluppo di un agente vocale AI brandizzato attivo 24/7
- Raccolta di nome cliente, trattamento desiderato e data/orario preferiti
- Suggerimento degli slot disponibili tramite calendario live su Acuity Scheduling
- Escalation delle richieste complesse al personale umano in orario di ufficio
Integrazioni di Sistema (Settimana 2)
- Integrazione Acuity Scheduling ↔ Pipedrive per la creazione automatica di contatti e appuntamenti
- Reminder automatici via SMS ed email inviati 48 ore e 2 ore prima dell’appuntamento
Follow-up Automatizzato (Dalla Settimana 3)
- Invio di email personalizzata di ringraziamento con i dettagli del trattamento
- Reminder via SMS dopo 24 ore
- Messaggio WhatsApp con guida skincare gratuita e link per essere richiamati
Risultati (Primi 30 giorni)
| Metric | Before | After | Impact |
|---|---|---|---|
| Copertura richieste consulenza | 75% | 100% | +25 pt |
| Recupero richieste perse | 0% | 18% (≈120 richieste) | +18 pt |
| Tasso di conversione prenotazioni | 48% (144 prenotazioni) | 68% (382 prenotazioni) | +20 pt |
| Tasso di no-show | 15% | 6% | –60% |
| Ore amministrative front-desk | 30 ore/settimana | 8 ore/settimana | –73% |
| Fatturato incrementale | €4.800/mese | €12.800/mese | +267% |
120 richieste perse recuperate dall’AI
40 minuti AI al giorno per qualificazione e prenotazione
94% di show-rate sugli appuntamenti fissati dall’AI
La soluzione di Automis.ai è stata come assumere due coordinatori in più, senza i costi del personale. Abbiamo recuperato oltre 100 consulenze in un solo mese e oggi i nostri specialisti si concentrano esclusivamente sui clienti.
Laura Bianchi
Titolare & Responsabile Estetica
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